DMS / ECM
Dokumentenmanagement ist der Klebstoff für Ihre Informationsprozesse. Vom Eingang bis zum Ausgang. Management bedeutet Kontrolle und Steuerung. Wir zeigen Ihnen, wie´s geht.
Elektronische Signatur
Wir konzipieren für Sie die passende Signatur-Lösung. Wir sagen Ihnen auch offen und ehrlich, ob wir eine Signatur-Lösung im konkreten Fall für sinnvoll halten. Dies umfasst Lösungen im Scan-Prozess, bei der Archivierung, in Freigabe-Prozessen bis hin zur Umsetzung von BSI-Richtlinien (TR-ESICAN).
Rechnungsleser
Eine elektronisch unterstützte Rechnungseingangsbearbeitung ist schon lange ein „Klassiker“ in der ECM-Welt. Dennoch gibt es kaum einen Prozess, für den sich die Kosten für die Einführung so schnell amortisieren.
Den REB-Prozess kennen wir in allen Facetten und haben in schon x-fach erfolgreich in unterschiedlichsten Unternehmen eingeführt.
DMS (allgemein)
Die Auswahl und Einführung von Dokumentenmanagementsystemen ist von jeher unsere Kernkompetenz.
Wir kennen den Markt und finden für ihre Branche und Unternehmensgröße das passende System, ganz gleich ob sie die Neueinführung eines DMS oder die Ablösung eines bestehenden Systems planen.
Wenn Sie möchten, konzipieren und steuern wir die vollständige Einführung der Systeme bis hin zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation.
Output Management
Selten werden Einspareffekte so transparent und treten nachweislich ein wie bei der Einführung von Outputmanagement-Lösungen. Erstellen Sie ihre Geschäftskorrespondenz mit Hilfe vorlagenbasierter Textsysteme und bearbeiten Sie alle nachfolgenden Prozessschritte möglichst zentral und automatisiert.
Wir erstellen Ihnen hierzu gerne eine Wirtschaftlichkeitsanalyse und helfen selbstverständlich bei der Auswahl und Einführung der geeigneten Prozesse und System, inklusive Integration in den Posteingangsprozess und Mehr-Kanal-Management.
Organisation Poststelle/Digizentrum
Sobald Dokumente im Unternehmen digitalisiert und elektronisch verteilt werden sollen, bedeutet dies auch organisatorische Änderungen in der internen Post-Logistik. Wir wissen, wie man diese Abläufe optimal gestaltet und die räumlichen und organisatorischen Voraussetzungen dafür schafft.
Belegklassifikation
Wenn beim Eingang von Dokumenten – Papier oder Email – bereits automatisch erkannt wird, um welche Dokumentart bzw. welchen Prozess oder Vorgang es sich handelt, sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen bei der Verteilung und Zuordnung von Dokumenten. Wir kennen den Markt der Klassifikations-Anwendungen und wissen wie man diese in den Gesamtablauf integriert.
Elektronische Akte
Elektronische Akten – als Teildisziplin des Dokumentenmanagements – finden eine immer größere Verbreitung, nicht nur im öffentlichen Bereich.
Wir konzipieren zahlreiche Arten von Aktenlösungen: Verwaltungsakten (öffentlicher Bereich), Personalakten, Lieferantenakten, Bestellakten, Vertragsakten, Seminarakten, und und und ...
Beim Design achten wir genauestens darauf, dass DMS und Fachanwendung optimal zusammenspielen und so ein effizientes Arbeiten in den zugehörigen Prozessen ermöglicht wird.
Multi-Channel-Kommunikation
Kunden möchten heute auf dem von ihnen bevorzugten Medien-Kanal angesprochen werden. Dies stellt viele Unternehmen vor hohe Herausforderungen, da die Informationen i.d.R. in Fachanwendungen oder DMS verwaltet werden sollen. Wir kümmern uns um flexible Gestaltungsmöglichkeiten der Ein- und Ausgangsseite, damit die Verarbeitung der Informationen im Kerngeschäft auf einheitliche und damit effiziente Weise erfolgen kann.
Post-Routing
Die Digitalisierung von Papierdokumenten erfordert bei Unternehmen mit verteilten Standorten i.d.R. auch eine Änderung des Post-Routings. Wir erarbeiten Alternativen, so dass schnelle Postlaufzeiten und wenige Weiterleitungen erreicht werden.
Scannen
Scannen heißt mehr als einen Papierstapel in den automatischen Einzug eines Scanners zu legen.
Von der Auswahl der passenden Hardware, über die Gestaltung des Digitalisierungsprozesses inkl. der Schnittstellen zu den nachfolgenden Systemen, bis zur Auswahl eines geeigneten Dienstleisters für einmalige Digitalisierungsprojekte: Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung!
Beleglesung (Formulare)
Erfassen ihre Mitarbeiter heute noch massenweise Informationen aus Formularen in Masken ihrer Geschäftsanwendung? Mit Verfahren der automatisierten Beleglesung lassen sich diese Aufwände drastisch reduzieren – inklusive Prüfungen und Auswertungen der Inhalte über Regelwerke. Dabei können die Formulare entweder in Papierform oder online eingehen.
E-Mail-Archivierung
Fristen Emails in ihrem Unternehmen noch ein „trauriges Dasein“ auf dem Mail-Server? Hätten Sie Mails auch gerne zum aktuellen Geschäftsvorgang verfügbar? Sollen eingehende Mails auch automatisch verteilt werden? Sollte Email auch als (protokollierter) Ausgangskanal von Geschäftskorrespondenz genutzt werden?
DE-Mail war bisher noch kein Thema?
Auf alle diese Fragen kennen wir organisatorische und technische Antworten!
Online-Geschäftsstelle
Getrieben vom Digitalisierungs-Hype klingt es fast schon wie ein Dogma: Alles muss online!
Dabei fehlt es oft an einer klaren Strategie: welche Informationen sollen sinnvollerweise online bereitgestellt/ausgetauscht werden? Wie sieht eine vernünftige Einführungsstrategie für einzelne Online-Funktionalitäten aus?
Aufgrund unserer langjährigen Erfahrungen mit Informationsprozessen können wir Sie auch hier mit Lösungsvorschlägen unterstützen, welche eine perfekte
Integration in die nachfolgenden Prozesse zum Ziel haben.
Archivierung
Die elektronische Archivierung bildet die Basis eine jeden Dokumentenmanagements. Wir sorgen für Archivierungsprozesse, die den gesetzlichen Anforderungen genügen, eine optimale Integration in die Fachanwendungen gewährleisten und die Dokumente über den geforderten Aufbewahrungszeitraum revisionssicher vorhalten.
Und wenn Sie ein altes System einmal loswerden müssen: es gibt aktuell kaum noch ein Projekt, bei dem wir nicht auch ein Migrationskonzept entwickeln.
